ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ VERTISCHOOL
To VertiSchool είναι μια εξειδικευμένη και τεχνολογικά σύγχρονη εφαρμογή, προσανατολισμένη αποκλειστικά στον κλάδο της εκδπαίδευσης και αναπτυγμένη με βάση τις πραγματικές ανάγκες οργάνωσης και μηχανογράφησης κάθε τύπου εκπαιδευτικού οργανισμού. Διαθέσιμο τόσο σαν εφαρμογή Windows(τοπική εγκατάσταση) , όσο και σε Cloud περιβάλλον(πρόσβαση από παντού), η λύση μας είναι κατάλληλη για μικρά, μεσαία αλλά κυρίως για μεγάλα φροντιστήρια και ιδιωτικά σχολεία.
"Οργανώστε τον εκπαιδευτικό σας οργανισμό και μειώστε τα κόστη διαχείρισης, ενισχύστε την εξυπηρέτηση προς τους πελάτες σας και προσεγγίστε νέους αξιοποιώντας το πλήθος των εργαλείων που σας παρέχει το Vertischool"
Περιλαμβάνει κατάλληλα εργαλεία για τον έλεγχο μαθητών, καθηγητών, τάξεων και μαθημάτων καθώς και διαχείριση ωρολογίου προγράμματος. Επίσης, προσφέρει λειτουργία οικονομικής διαχείρισης σχολικών περιόδων , προϋπολογιστικό και απολογιστικό έλεγχο κερδοφορίας περιόδου , τάξης, μαθητή, καθηγητή, εξόδων. Eπιπλέον περιλαμβάνει αναλυτικό σύστημα καταχώρησης εξόδων και μισθοδοσίας καθώς και καταχώρηση εισπράξεων, έκδοση αποδείξεων και διαχείριση οφειλών.
Η εφαρμογή επιτρέπει τη διαχείριση απουσιών, τη καταχώρηση ελέγχων και βαθμολογιών διαγωνισμάτων. Η επικοινωνία με τους μαθητές είναι εύκολη και απλή χάρη στην αυτόματη αποστολή SMS (π.χ. ενημερωτικά SMS, αλλαγή προγράμματος , ενημέρωση γονέα για απουσία).
Eπίσης επιτρέπει τον έλεγχο πολλαπλών σχολείων μαζί, καθώς και πολλαπλών περιόδων λειτουργία (π.χ. καλοκαιρινή – χειμερινή περίοδο). Τέλος, η εφαρμογή είναι πλήρως παραμετροποιήσιμη ενώ είναι πλήρως πολυγλωσσική.
Η εφαρμογή μπορεί και λύνει σημαντικά θέματα και προβλήματα που συμβαίνουν καθημερινά στο εκπαιδευτήριο. Στην παρακάτω ενότητα παρουσιάζονται όλες οι λειτουργίες του VertiSchool και ο τρόπος που μπορούν να βοηθήσουν στη λύση των καθημερινών προβλημάτων ενός εκπαιδευτηρίου. Η σωστή χρήση της εφαρμογής μπορεί να αυξήσει την ποιότητα εργασιών ενός εκπαιδευτηρίου αλλά και το οικονομικό του κέρδος μέσω της παρακολούθησης των οικονομικών δεδομένων που καταχωρούνται στο σύστημα.
Η λύση VertiSchool είναι πολύ περισσότερα από μια απλή εφαρμογή διαχείρισης καρτέλας μαθητή. Προσφέρει πλήρη λειτουργικότητα για την υλοποίηση διαδικασιών Student Relationship Management. Ανάμεσα σε άλλα προσφέρει:
Καρτέλα μαθητή με φωτογραφία, πολλαπλές διευθύνσεις και στοιχεία. Καταχώρηση Yellow Notes σε μαθητή.
Διαχείριση πολλαπλών στοιχείων γονέων και κηδεμόνων
Διαχείριση πολλαπλών εκπαιδευτικών στοιχείων όπως πολλαπλές εγγραφές (π.χ. 2 γλώσσες ή ειδικότητες), πολλαπλές δραστηριότητες, διαχείριση εγγραφών / διαγραφών στη μέση της σχολικής περιόδου
Πολλαπλές τοποθεσίες φροντιστηρίου και ανάθεση μαθητή σε μια από αυτές.
Διαχείριση περιορισμών ως προς το ωράριο (π.χ. ώρες που ο μαθητής δεν είναι διαθέσιμός)
Καταχώρηση στοιχείων όπως σχολείο, προηγούμενο φροντιστήριο κ.α.
Καταχώρηση στοιχείων marketing όπως π.χ. τρόπος αρχικής επαφής μαθητή (π.χ. από διαφήμιση ή μέσω γνωστού) κ.α.
Δυναμική δημιουργία ερωτηματολογίων
Διαχείριση πιστοποιήσεων μαθητή (π.χ. διαχείριση πληρωμών / εξετάσεων ECDL ή Proficiency)
Τη διαχείριση στοχοποίησης του μαθητή και τη καταχώρηση των αποτελεσμάτων σε εξετάσεις
Διαχείριση εργασιών μαθητή (παράδοση και αποστολή εργασιών σε μαθητές)
Διαχείριση μεταφορικών μαθητή (π.χ. λεωφορεία σχολείου για μετακινήσεις)
Καταχώρηση του μαθητή σε πολλαπλά τμήματα και δραστηριότητες εντός και εκτός σχολείου (π.χ. εκδρομές ή εξωσχολικές δραστηριότητες)
Διαχείριση μεταφορικών όπως λεωφορεία και διαδρομές
Διαχείριση Μαθητολογίου και Μητρώο Μαθητών. Εκτύπωση Θεωρημένου Μητρώο μαθητών (για κέντρα Ξένων Γλωσσών)
Αυτόματη Καταχώρηση αριθμού μαθητολογίου
Αυτόματη μαζική αλλαγή μαθητολογίων σε λίστα μαθητών
Πολλαπλά μητρώα μαθητών ανά περίοδο και μεταξύ περιόδων
Επιπλέον το VertiSchool επιτρέπει την βελτίωση της επικοινωνίας με μαθητές και γονείς:
Υποστηρίζει την άμεση αποστολή SMS μέσα από το πρόγραμμα σε ένα μαθητή ή στους γονείς τους ή ακόμα και σε μια τάξη ή τμήμα ή σε μια ομάδα μαθητών
Υποστηρίζει την αυτόματη αποστολή SMS σε συγκεκριμένες ενέργειες όπως στην καταχώρηση απουσίας ή στην καταχώρηση πληρωμής σε μαθητή
Υποστηρίζει την μαζική αποστολή newsletters ή emails σε μαθητές ή ομάδες μαθητών
Συνδέεται με το Google Maps για την απεικόνιση του τόπου κατοικίας των μαθητών στο χάρτη
Μεγάλο πλεονέκτημα του VertiSchool είναι η δυνατότητα δημιουργίας του πρότυπου προγράμματος του σχολείου. Συγκεκριμένα:
Δίνεται η δημιουργία πολλαπλών μαθημάτων ανά επίπεδο (π.χ. ανά Γλώσσα / Τάξη ή ανά Τάξη / Κατεύθυνση ή ανά Εξάμηνο/Ειδικότητα)
Δίνεται η πολλαπλή κατηγοριοποίηση μαθημάτων όπως π.χ. Υποχρεωτικά, eLearning ή ατομικά
Δίνεται η αυτόματη καταχώρηση υποχρεωτικών μαθημάτων σε μαθητές.
Σε κάθε μάθημα μπορεί να υπάρχει πρότυπη δομή μαθήματος με ιεραρχική δομή και με συγκεκριμένη περιγραφή για παράδοση ύλης ανά εβδομάδα ή οποιαδήποτε άλλη χρονική περίοδο αποφασιστεί. Για κάθε παράδοση δημιουργείται λίστα επισυναπτόμενων αρχείων προς χρήση από του καθηγητές.
Κάθε μαθητής μπορεί να συμμετάσχει σε πολλαπλά τμήματα. Κάθε τμήμα έχει ένα ή περισσότερα τμήματα συνδεμένα με αυτό και συνεπώς υπάρχει πλήρης έλεγχος της δομής της οργάνωσης του τμήματος και του σχολείου γενικότερα
Η δημιουργία τμημάτων μπορεί να γίνει είτε αρχικά (πριν τις εγγραφές), είτε στη συνέχεια με βάση κριτήρια όπως το επίπεδο γνώσης του μαθητή ή τη στόχο που έχει
Επιπλέον το VertiSchool επιτρέπει τη πλήρη οργάνωση του ωρολογίου προγράμματος μέσα από κατάλληλα εργαλεία που επιτρέπουν:
Τη δημιουργία του ωρολογίου προγράμματος με τη μορφή έγχρωμων καρτελών που επικολλούνται πάνω στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα
Τη δημιουργία ωρολογίου προγράμματος με βάση είτε τους καθηγητές είτε τις αίθουσες.
Τον αυτόματο έλεγχο των περιορισμών όπως περιορισμοί διαθεσιμότητας μαθητών, καθηγητών, αιθουσών. Επίσης ελέγχονται μαθητές ή καθηγητές με διπλά μαθήματα την ίδια ώρα, καθηγητές με παραπάνω ώρες από τις συμφωνημένες, διαθεσιμότητα και μέγεθος αιθουσών κ.α.
Την καθημερινή παρακολούθηση και αλλαγή του προγράμματος και τον αυτόματο υπολογισμό ωρών καθηγητών.
Την αυτόματη εκτύπωση του καθημερινού ή πρότυπου προγράμματος ανά μαθητή, καθηγητή, αίθουσα ή τμήμα.
Τη καταχώρηση και διαχείριση αργιών
Διαχείριση κατάστασης Μαθητή και αλλαγών αυτού (Υποψήφιοι– Εγγραφή κ.τ.λ.)
Διαχείριση αρχικών επαφών με μαθητές κατά τις εγγραφές ως υποψήφιοι και διαχείριση συναντήσεων με εκπαιδευτικούς συμβούλους ή πωλητές.
Διαχείριση εκπαιδευτικών συμβούλων και ενεργειών αυτών, τόσο κατά τη διάρκεια προσέλκυσης των μαθητών (π.χ. τηλεφωνικές ενημερώσεις), όσο και κατά τη εκπαιδευτική διαδικασία (π.χ. ενημερώσεις γονέων)
Λίστα ενεργειών ανά ημερομηνία και καταχώρηση αποτελεσμάτων συναντήσεων
Μικρά workflows για στη καταχώρηση ενεργειών που οδηγούν σε αλλαγή κατάστασης ή νέα ραντεβού.
Εμφάνιση Ημερολογίων Σχολείου, καταχώρηση γεγονότων
Εμφάνιση ημερολογίου μαθητή, καθηγητών, επαφής και τμήματος με στοιχεία όπως συναντήσεις, ραντεβού, περιορισμοί , ωρολόγιο πρόγραμμα κ.α.
Διαχείριση παρατηρήσεων, συμβάντων σε μαθητές (π.χ. παράπονα, σχόλια ή παρατηρήσεις καθηγητών) με πλήρη παραμετροποίηση
Η διαχείριση καθηγητών αφορά τόσο τη προσωπική τους καρτέλα, όσο και τη διαχείριση των εκπαιδευτικών στοιχείων που τους αφορά, όπως για παράδειγμα τα μαθήματα που δίνεται να κάνουν και τις τάξεις που μπορούν να επιβλέπουν. Επίσης οι καθηγητές μπορούν να είναι εκπαιδευτικού σύμβουλοι και να διαχειριστούν εργασίες μαθητών (όπως π.χ. αποστολή εργασιών σε μαθητές. Σε κάθε επίπεδο όπως η Τάξη ή Γλώσσα ή το μάθημα μπορούν να οριστούν υπεύθυνοι καθηγητές. Τέλος υπάρχει πλήρης οικονομική διαχείριση καθηγητών με υπολογισμό του κόστους ανά ώρα εργασίας καθώς και μισθοδοτικών στοιχείων. Ο υπολογισμός των ωρών διδασκαλίας και άρα μηνιαίου κόστους μισθοδοσίας γίνεται αυτόματα μέσα από τη καθημερινή παρακολούθηση του ωρολογίου προγράμματος.
Καταχώρηση Απουσιών (μαζική ή ανά ημέρα) σε μαθητή. Οι κατηγορίες απουσιών είναι πολλαπλές και παραμετροποιήσιμες
Αυτόματη αποστολή SMS με τη καταχώρηση απουσίας
Αναφορές απουσιών ανα μαθητή ή ημέρα
Πολλαπλές, ανεξάρτητες και παραμετροποιήσιμες βαθμολογικοί περίοδοι.
Δυνατότητα καταχώρησης εύρους βαθμολογιών. Κάθε μάθημα μπορεί να έχει το δικό του ανεξάρτητο τρόπο βαθμολόγησης
Δυνατότητα εξαιρέσεων για τη βαθμολόγηση μαθητών σε μαθήματα και διαφορετικές βάσεις ανά μάθημα και κατηγορία μαθητών
Δυνατότητα προγραμματισμού διαγωνισμάτων και ελέγχου ορίων πολλαπλών διαγωνισμάτων ανά ημέρα ή ανά εβδομάδα
Καταχώρηση βαθμολογίων σε διαγώνισμα ή βαθμολογίων ανά βαθμολογική περίοδο (π.χ. ανά τρίμηνο)
Δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών επανεξετάσεων με αυτοματοποιήσεις όσον αφορά αν ένας μαθητής περνάει ή όχι τις εξετάσεις.
Διαχείριση πολλαπλών κατηγοριών / επιπέδων βαθμολόγησης ανά βαθμολογική περίοδο και μάθημα.
Αυτόματος υπολογισμός βαθμολογίων με βαρύτητες από εξετάσεις, διαγωνίσματα ή εργασίες.
Αυτόματος υπολογισμός βαθμολογίας περιόδου ανά μάθημα και περίοδο και στη συνέχεια ανά μαθητή και περίοδο με βάση ειδικά πλάνα με βαρύτητες ανά μαθητή.
Καταχώρηση βαθμολογίων διαγωνισμάτων , εξετάσεων , εργασιών ανά τμήμα και μαθητή ή τμήμα και μάθημα.
Καταχώρηση αποτελεσμάτων ελέγχου και διαδικασία διορθώσεων αποτελεσμάτων
Εκτύπωση Ελέγχων και αναφορών προόδου
Καταχώρηση διαγωγής του μαθητή ανά βαθμολογική περίοδο
Καταχώρηση κατηγορίας μαθητή που επιτρέπει τη προαγωγή του με διαφορετικό Μ.Ο. ανά μάθημα.
Πιστεύουμε ότι το Vertischool είναι σήμερα μακρά το πιο ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης οικονομικών διακανονισμών για ιδιωτικά εκπαιδευτήρια. Υποστηρίζει ανάμεσα σε άλλα:
Πολλαπλές Σειρές πληρωμών ανά τύπο πληρωμής / τιμολόγησης
Διαχείριση ιδιωτικών συμφωνητικών και οριστικοποιήσεις συμβάσεων
Τιμοκατάλογο εταιρίας σε επίπεδο μαθήματος, τάξης, επιπέδου, δραστηριότητας ή τμήματος
Διαχείριση εκπτώσεων και μειώσεων.
Πολλαπλά ταμεία και υπεύθυνοι κινήσεων.
Πολλαπλοί διακανονισμοί χωρίς περιορισμούς, όπου τα δίδακτρα υπολογίζονται αυτόματα από το τιμοκατάλογο ή δίνονται από το χρήστη.
Τιμολόγηση πολλών διακανονισμών σε μια κίνηση.
Διακανονισμοί και τιμολόγηση δραστηριοτήτων (όπως π.χ. διακανονισμοί εξωσχολικών δραστηριοτήτων, πληρωμών βιβλίων ή εξέταστρων, λεωφορείων).
Διαχείριση περιόδων πληρωμών ανά μήνα με καθορισμό ημέρας πληρωμής.
Αυτόματο υπολογισμό δόσης ανά περίοδο. Προσθήκη ανεξαρτήτων περιόδων πληρωμής.
Αυτόματη έκδοση τόσο Αποδείξεων Παροχής Υπηρεσίων (Α.Π.Υ) όσο και αποδείξεων είσπραξης (μπορεί να είναι το ίδιο παραστατικό μπορεί να είναι 2 διαφορετικά).
Προεπιλεγμένα πλάνα διακανονισμών πληρωμών και πλάνα έκδοσης ΑΠΥ.
Διαχείριση χειρόγραφων παραστατικών.
Αυτόματη έκδοση ΑΠΥ άνα καθορισμένη περίοδο για όλους τους μαθητές.
Αυτόματο διαχωρισμό πληρωμών ανά λογιστικό έτος.
Καρτέλα εκτέλεσης διακανονισμού και λογιστική καρτέλα.
Αυτόματη αντιστοίχιση πληρωμών σε διακανονισμούς («κλείνει» πρώτα τους παλαιότερους)
Αυτόματο υπολογισμό ανεξόφλητων σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Αποστολή SMS σε πελάτες με καθυστερήσεις πληρωμών.
Προϋπολογισμός εισπράξεων με βάση το διακανονισμό.
Διαχείριση – καταχώρηση εσόδων – εξόδων.
Πληρωμή και διαχείριση εισπράξεων για τρίτους (π.χ. πιστοποιήσεις, εξέταστρα)
Σύνδεση πληρωμών με λογιστικό κέντρο εισπράξεων (Revenue Center).
Εργαλεία ανάλυσης εισπράξεων , υπολοίπων , ανεξόφλητων με βάση το σχολείο, τη τοποθεσία, τη τάξη , το τμήμα κ.α.
Εκτυπωτικά Ταμείων, ΑΠΥ, Ανεξόφλητων, Εσόδων – Εξόδων.
Εκτός από τη παρακολούθηση των οικονομικών διακανονισμών σε επίπεδο μαθητή το VertiSchool έχει μερικά ακόμη πρωτοποριακά στοιχεία που αφορούν την οικονομική διαχείριση του σχολείου. Συγκεκριμένα χάρη στο έλεγχο όλων των αλλαγών τόσο σε διακανονισμούς όσο και και στην εκτέλεση των ωρολογίων προγραμμάτων, το Vertischool είναι σε θέση να υπολογίζει το μέσο μικτό κέρδος ανά ώρα τόσο σε επίπεδο μαθητή όσο και σε επίπεδο καθηγητή, τμήματος ή τάξης / γλώσσας. Η χρονική παρακολούθηση των αλλαγών επιτρέπει αρχικά την παρουσίαση προϋπολογιστικών στοιχείων κερδοφοριάς του σχολείου και στη συνέχεια πραγματικών στοιχείων μεικτού κέρδους.
Επιπλέον η οικονομική διαχείριση του φροντιστηρίου μπορεί πλέον να γίνεται μέσα από το VertiSchool. Αναλυτική και πλήρως παραμετροποίηση ιεραρχική δομή από κέντρα κόστους (π.χ. «1. Λειτουργικά Έξοδα – 1.1. Έξοδα Κτιρίου Κεντρικού , 1.2. Έξοδα Κτιρίου Υποκ , 1.3. Έξοδα Γραφική Ύλης» κτλ επιτρέπει τη καταχώρηση εξόδων ή εσόδων ανά κέντρο κόστους ή κέντρο εσόδου ώστε να υπάρχει πλήρης ανάλυση ανά κατηγορίας ή υποκατηγορία.
Δυνατότητα δημιουργία λογαριασμών γενικής λογιστικής και αυτόματη διαδικασία λογιστικοποίησης κινήσεων πληρωμών και εκδόσεων ΑΠΥ. Οι κινήσεις λογιστικοποιούνται με βάση το τύπο κίνησης, τη τοποθεσία, τη τάξη/γλώσσα/εξάμηνο του μαθητή και άλλες παραμέτρους. Στη συνέχεια μπορεί να εξαχθεί ειδικό αρχείο ASCII για μεταφορά σε λογιστικά πακέτα.
Χρειάζομαι αυτό το προϊόν;
Έχετε φροντιστήριο ή ιδιωτικό σχολείο στην Ελλάδα ή το εξωτερικό;
Έχετε προσλάβει καθηγητές; Εάν ναι, τότε γνωρίζεται το πραγματικό κέρδος ανά ώρα, ανά καθηγητή, ανά αίθουσα;
Συμφέρει να αυξήσετε τον αριθμό των μαθητών σας και να προσλάβετε επιπλέον καθηγητές; Αν ναι, ποιο είναι το πραγματικό σας όφελος;
Εάν δεν έχετε τις απαντήσεις στα παραπάνω τότε είναι βέβαιο ότι χρειάζεστε τη λύση μας. Είναι μια λύση ολοκληρωμένη κι ελκυστική για όλα τα φροντιστήρια και σχολεία που προσπαθούν να οργανωθούν σωστά και αποτελεσματικά!